ДЕСЯТЬ ЗОЛОТЫХ ПРАВИЛ планирования времени

Как расставлять ПРИОРИТЕТЫ в делах! Планирование означает подготовку к реализации целей и упорядочение рабочего времени. Из практики известно, что при затрате 10 мин на планирование рабочего времени можно ежедневно сэкономить до двух часов. Для рационального использования своего времени необходимо, прежде всего, четко уяснить свои основные функции, цели, задачи и бюджет времени. При планировании следует учитывать такие правила: при составлении плана на день оставить 40% времени свободным, т. е. 60% времени нужно выделить для плановых работ, 20% — на непредвиденные дела, 20% — на спонтанно возникающие. Планируя свое время, важно помнить о приоритетах, распределить свои дела и обязанности по срочности и важности по 4 группам: Важно для себя понять: какие дела важные, а какие неважные. По мнению коучеров, важные дела те, что приближают нас к намеченной цели и связаны с планированием на год. Первый квадрат в идеале должен быть свободным, если он занят, то это говорит о том, что важные дела не выполнялись в срок и получилась перезагруженность в делах и нехватка времени на их выполнение. Неважные и несрочные дела (как правило, это социальные сети, бесцельные телефонные разговоры, компьютерные игры) в идеале тоже можно смело отметать в сторону и концентрироваться только на важных и несрочных, отводя им ключевое место в вашем рабочем графике. Срочным и неважным делам можно находить оставшееся время или делегировать их исполнение вашим помощникам по бизнесу. Эффективное планирование времени — это навык, который можно и нужно осваивать. ПРАВИЛО 1: УСТАНАВЛИВАЙТЕ ЛИЧНЫЕ ЧАСЫ РАБОТЫ И НАМЕРЕННО УЕДИНЯЙТЕСЬ Для выполнения чрезвычайно важных дел необходимо иметь возможность работать спокойно, без каких-либо помех извне, например, телефонных звонков во время проведения личных контактов с представителями и партнерами. ПРАВИЛО 2: ФОРМИРУЙТЕ РАБОЧИЕ БЛОКИ, В КОТОРЫЕ ВЫ БУДЕТЕ ВКЛЮЧАТЬ ВЫПОЛНЕНИЕ КРУПНЫХ ИЛИ СХОДНЫХ ПО ХАРАКТЕРУ ДЕЛ Тому, кто постоянно прерывает свою работу или кому мешают посторонние — для выполнения дел нужно больше времени, чем тому, кто сосредоточен на выполнении такого же объема работы. Перерывы требуют дополнительных затрат времени и усилий для очередного погружения в работу. Если объединить выполнение нескольких небольших по объему, но сходных по характеру работ (например телефонные разговоры, обзвоны, рассылка электронных писем) в рабочие блоки, то экономия времени будет налицо. ПРАВИЛО 3: СЛЕДУЙТЕ ЧЕТКОМУ ПЛАНУ ПРОВЕДЕНИЯ КОНТАКТОВ Важно каждый контакт проводить в необходимой последовательности согласно схеме контакта. От этого зависит эффективность проведенной встречи, экономия вашего времени. Это позволяет донести до слушателя важную информацию, и он не начнет скучать от большого объема и ненужной информации. ПРАВИЛО 4: УСТАНАВЛИВАЙТЕ РЕГЛАМЕНТ ВРЕМЕНИ ВСТРЕЧИ Время — деньги, и если деньги постоянно считают, то затраты времени учитывают крайне редко. Следует устанавливать жесткие временные рамки при проведении переговоров, деловых звонков, контактов и встреч. Не теряйте свое время даром! Если у вас будет строгий регламент времени на один звонок, встречу или контакт, то вы успеете сделать гораздо больше важных дел. ПРАВИЛО 5: ПРИДЕРЖИВАЙТЕСЬ ПРИНЦИПА УСТАНОВЛЕНИЯ ПРИОРИТЕТОВ ПРИ ВЫПОЛНЕНИИ ВСЕХ ВИДОВ РАБОТ Никто не в состоянии справиться со всеми делами, которые необходимо или хотелось бы сделать. Поэтому, единственная возможность справиться с запланированными делами — установить на них приоритеты, ориентируясь на достижение собственных целей и выполнение срочных и важных дел. Благодаря этому можно наилучшим образом использовать каждый день, час и минуту. В первую очередь беремся за самое важное дело, оно и будет приоритетом №1. ПРАВИЛО 6: ИСПОЛЬЗУЙТЕ ДЕЛЕГИРОВАНИЕ ДЕЛ Ни один деловой человек, дорожащий своим временем, не должен делать все сам. Те задания, выполнение которых могли бы взять на себя другие, непременно должны выполнять именно они. Если у вас нет помощников по бизнесу, а вы реально не справляетесь со всеми делами, то стоит взять такого помощника (секретаря) за определенную плату, которую вы ему назначите сами. ПРАВИЛО 7: ВЫПОЛНЯЙТЕ ЗАДАЧИ НЕБОЛЬШИМИ ЧАСТЯМИ Все свои дела, задачи следует делить на небольшие порции и выполнять их в течение достаточно длительного времени, каждый день отводя на эту работу примерно по два часа. По достижении первой промежуточной цели появятся определенные результаты, которые будут стимулировать выполнение оставшихся задач. ПРАВИЛО 8: УСТАНАВЛИВАЙТЕ СРОКИ ВЫПОЛНЕНИЯ ВАЖНЫХ ДЕЛ Заранее, в начале месяца зарезервируйте некоторое количество дней и временные блоки для выполнения важных дел и воспринимайте их как деловые встречи, контакты, собеседования. Тогда у вас не будет соблазна потратить это время на разные мелкие дела. Это время освободится на то, что действительно важно. ПРАВИЛО 9: ГЛАВНЫЕ ЗАДАЧИ И ДЕЛА ВЫПОЛНЯЙТЕ РАНО УТРОМ Утренний час дарит золотом нас! Секрет успеха многих успешных людей заключается в том, что они еще ранним утром дома или на рабочем месте перед началом рабочего дня успевают выполнить важное для них дело или, хотя бы, начать его. Такое решающее опережение позволяет решить главные дела до назначенного срока, досрочно, когда никто и ничто не отвлекает от рабочего настроя (ни звонки, ни разговоры, ни какие-то другие мероприятия). Утренние часы — это самые плодотворные часы в работе и, конечно же, они окупаются. ПРАВИЛО 10: УЧИТЫВАЙТЕ КОЛЕБАНИЯ ВАШЕЙ РАБОТОСПОСОБНОСТИ Большинство из нас на себе ощущает, что производительность труда в течение рабочего дня меняется, она то достигает пика, то резко снижается. Все важные, главные и срочные дела выполняйте в периоды повышенной работоспособности. Лучше всего это делать в начале рабочего дня. Работы рутинного характера, не имеющие большого значения, следует выполнять в послеобеденное время. В период наивысшей работоспособности можно проводить собеседования, контакты с представителями и партнерами, встречи с клиентами. Период спада работоспособности посвятите обзвонам, консультациям, телефонным звонкам.